Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là gì? Cách vận hành và hoạt động 

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - ERP (Enterprise Resource Planning) là một phần mềm được thiết kế để quản lý và tích hợp các chức năng cốt lõi của quy trình kinh doanh như là tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng, hệ thống quản lý hàng tồn kho,... Tất cả đều được tích hợp trong một hệ thống duy nhất tiện lợi.

Phần mềm ERP được sử dụng rộng rãi bởi doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn lớn và ngày càng được triển khai nhiều hơn ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sự phức tạp của hệ thống kinh tế toàn cầu và nhu cầu của người dùng hiện đại đòi hỏi các tổ chức phải tối ưu hoá quy trình và quản lý dữ liệu trọng yếu.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - ERP là một quy trình quản lý chiến lược trong doanh nghiệp, tập trung vào việc lập kế hoạch, phân bổ và sử dụng các nguồn lực như nhân lực, tài chính, vật liệu, công nghệ và thời gian một cách hiệu quả. Hệ thống này giúp định hình và thực hiện các mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo sự tối ưu hóa các nguồn lực đó để đạt được hiệu quả và cạnh tranh cao.

Vì các lý do này, ERP trở thành nền tảng cho khả năng hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp. Hãy cùng Adpia - Nền tảng tiếp thị liên kết hàng đầu VN tìm hiểu chi tiết về ERP nhé

Các thành phần chính có trong hệ thống hoạc định doanh nghiệp - ERP (Enterprise Resource Planning)

Một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - ERP bao gồm các module, mỗi module tập trung vào một quy trình kinh doanh riêng. Một số module được coi là cốt lõi với các mô hình doanh nghiệp như là:

Module tài chính ERP giúp tự động hoá các quy trình kế toán, hoá đơn, phân tích tài chính, dự báo, và báo cáo. Sự phức tạp ngày càng tăng của các hoạt động kinh doanh gia tăng nhu cầu cần một hệ thống duy nhất để quản lý tất cả các giao dịch tài chính, kế toán cho nhiều đơn vị công ty và dòng sản phẩm.

HR - Quản lý nhân sự là một quy trình cốt lõi khác mà doanh nghiệp có thể cải thiện với hệ thống ERP. Các chức năng cơ bản bao gồm xử lý hồ sơ nhân viên, quản lý phúc lợi và bảng lương. Các chức năng nâng cao bao gồm quản trị nhân tài, tuyển dụng, và quản lý hiệu suất.

Các module ERP phổ biến khác bao gồm quản lý đơn hàng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý mua hàng.

Ngoài ra, các công ty liên quan đến chuỗi phân phối thường cần thêm module quản lý chuỗi cung ứng (SCM - Supply chain management) để theo dõi lượng hàng trong kho và quản lý kho hàng cũng như vận chuyển.

Nếu nhu cầu phức tạp hơn, bạn có thể sử dụng thêm hệ thống quản lý kho (WMS - Warehouse management system) và hệ thống quản lý vận tải (TMS - Transportation management system) để xử lý các quy trình logistics.

Các module bổ sung này thường được thêm khi hệ thống ERP cơ bản không còn đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

>> Bài viết có thể bạn quan tâm: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp, lợi ích vai trò và giải pháp

Vai trò của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - ERP

• Xác định mục tiêu và chiến lược: Hệ thống hoạch định nguồn lực giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu dài hạn và chiến lược để đạt được mục tiêu đó. Nó tạo ra một khung thời gian và kế hoạch hành động để định hình các hoạt động cần thiết để đạt được kết quả mong muốn.
• Phân bổ nguồn lực: Hệ thống này giúp xác định và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả cho các hoạt động và dự án trong tổ chức. Nó đảm bảo rằng các nguồn lực như nhân lực, tài chính và vật liệu được sử dụng đúng cách, tránh lãng phí và tăng cường năng suất làm việc.
• Định hình cấu trúc tổ chức: Hệ thống hoạch định nguồn lực đóng vai trò quan trọng trong việc xác định cấu trúc tổ chức hợp lý và phù hợp với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Nó xác định vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân và bộ phận, tạo ra sự phối hợp và làm việc nhóm hiệu quả.
• Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực: Hệ thống giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực bằng cách định rõ ưu tiên và ưu nhược điểm của từng nguồn lực. Nó giúp đảm bảo rằng mọi nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả và có lợi nhất để đạt được hiệu suất cao và tối đa hóa lợi nhuận.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - ERP (Enterprise Resource Planning) hoạt động thế nào?

Hệ thống hoạc định doanh nghiệp - ERP khác biệt với các ứng dụng độc lập nhờ cơ sở dữ liệu trung tâm lưu trữ thông tin từ các giao dịch kinh doanh và những tác vụ mà các module thực hiện được. Hơn thế nữa, hệ thống ERP còn cho phép các module giao tiếp với nhau dựa trên cơ sở dữ liệu chung.

Để hiểu thêm về cơ sở dữ liệu tập trung, hãy nhìn vào hình bên dưới. Cơ sở dữ liệu này hoạt động như một nguồn dữ liệu duy nhất, đảm bảo mọi module đều có thông tin chuẩn xác và được cập nhật.

Một hệ thống ERP cũng có giao diện nhất quán giữa các module, chứ không khác biệt như khi dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp từ nhiều bên khác nhau.

Một ví dụ đơn giản về cách các module của hệ thống ERP kết nối là quá trình đặt hàng COD, từ nhập đơn đặt hàng của khách đến giao sản phẩm, sau đó nhận và ghi lại khoản thanh toán.

• Bước 1: Người dùng ERP nhập thông tin về khách hàng với thông tin liên hệ và tạo đơn đặt hàng trong module quản lý đơn. Sau đó, họ kiểm tra sản phẩm còn hàng không trong module quản lý hàng tồn kho và quay lại quản lý đơn để sắp xếp vận chuyển.
• Bước 2: Khi khách hàng xác nhận đã nhận hàng, người dùng ERP tạo một mục phải thu mới trong module tài chính, từ đó tạo hoá đơn và gửi cho khách hàng. 
• Bước 3: Khi khoản thanh toán được gửi đến, người dùng nhập khoản đã trả vào module quản lý tiền mặt và doanh thu được ghi lại, đối chiếu với tài khoản ngân hàng công ty.

Nếu quy trình công việc được tự động hóa, phần lớn việc nhập dữ liệu được thực hiện bởi hệ thống và một số trường dữ liệu sẽ được điền sẵn. Bên dưới hệ thống, các module ERP trao đổi thông tin với nhau hoặc thay đổi các bản ghi trong cơ sở dữ liệu để đảm bảo sự chính xác.

Ví dụ bên dưới là cách hệ thống ERP tương tác với hệ thống quản lý kho và hệ thống quản lý vận tải để xử lý đơn hàng.

Lợi ích của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp:

Hệ thống hoạch định nguồn lực đem đến nhiều lợi ích nhưng phải kể đến lợi ích chủ đạo đó là việc chia sẻ và quy chuẩn hoá thông tin. Do các module ERP có thể chia sẻ dữ liệu dễ dàng, chúng giúp quản lý quy trình kinh doanh giữa các bộ phận dễ dàng hơn. Chủ doanh nghiệp cũng có thể hiểu rõ hơn về dữ liệu thời gian thực và dữ liệu kinh doanh, đặc biệt là với những công nghệ tân tiến mới như trí thông minh nhân tạo, IoT công nghiệp, và phân tích nâng cao.

Bên cạnh đó, hệ thống ERP đem đến các lợi ích như:

1. Tăng khả năng cạnh tranh: Hệ thống hoạch định nguồn lực là công cụ quan trọng để tạo ra sự cạnh tranh cho doanh nghiệp. Nó giúp tập trung vào sự phát triển và sử dụng tối ưu các nguồn lực để đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

2. Tăng hiệu suất làm việc: Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực giúp tăng hiệu suất làm việc và năng suất của nhân viên. Hệ thNgoài ra, dưới đây là một số điểm cần lưu ý khi triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp:

3. Đánh giá và dự đoán: Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hệ thống hoạch định nguồn lực, cần đánh giá và dự đoán một cách cẩn thận các yếu tố liên quan đến nguồn lực, bao gồm xu hướng thị trường, công nghệ mới, thay đổi chính sách và kinh tế.

4. Đồng bộ hóa và phối hợp: Hệ thống hoạch định nguồn lực cần được đồng bộ hóa và phối hợp với các phần khác của tổ chức, bao gồm chiến lược tổ chức, kế hoạch kinh doanh, quản lý nhân sự và quản lý rủi ro. Điều này đảm bảo rằng các quyết định và hoạt động trong hệ thống hoạch định nguồn lực hỗ trợ nhau và đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.

5. Điều chỉnh linh hoạt: Hệ thống hoạch định nguồn lực cần có tính linh hoạt để thích ứng với các thay đổi và biến động trong môi trường kinh doanh. Điều này bao gồm khả năng điều chỉnh nguồn lực và kế hoạch hoạt động theo nhu cầu thực tế và tình hình thị trường.

6. Đào tạo và phát triển: Đảm bảo rằng nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện hệ thống hoạch định nguồn lực là rất quan trọng. Đào tạo và phát triển nhân viên trong lĩnh vực quản lý nguồn lực sẽ giúp tăng cường khả năng triển khai và quản lý hệ thống một cách hiệu quả.

7. Đánh giá và điều chỉnh: Hệ thống hoạch định nguồn lực cần được đánh giá và điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo tính hiệu quả và thích ứng với thay đổi trong môi trường kinh doanh. Việc đánh giá và đo lường các chỉ số hiệu suất, cũng như thu thập phản hồi từ các bên liên quan, sẽ giúp xác định những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của hệ thống.

8. Giảm thiểu rủi ro bằng sự tuân thủ quy định tốt hơn
9. Thúc đẩy sự hợp tác thông qua chia sẻ dữ liệu và thông tin tích hợp
10. Cải thiện dịch vụ khách hàng
11. Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng
12. Tiết kiệm chi phí bằng cách tối ưu hoá các quy trình

Các loại hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Các sản phẩm hệ thống ERP đa dạng tùy vào kích cỡ công ty và loại cơ sở hạ tầng thông tin, cũng như ngành của doanh nghiệp. Dưới đây, hãy xem các loại hệ thống ERP và sự phù hợp với chính doanh nghiệp của bạn.

Hệ thống ERP cho công ty vừa, nhỏ và tập đoàn lớn

Đối với thị trường doanh nghiệp nhỏ, một số nhà cung cấp tạo ra các hệ thống cơ bản bao gồm các module cốt lõi về nhân sự, tài chính, và các module thường sử dụng khác, chẳng hạn như quản lý đơn đặt hàng và CRM. Hệ thống này tương đối dễ triển khai.

Đối với thị trường doanh nghiệp tầm trung, các công ty thường có vài trăm nhân viên và doanh thu hàng năm ở mức 50 triệu đô đến 1 tỷ đô. Thị trường này sẽ có thêm nhiều module tuỳ chọn như quản lý chuỗi cung ứng và quản lý kho bãi, đồng thời hệ thống sẽ hỗ trợ nhiều người dùng hơn.

Đối với thị trường tập đoàn lớn, các công ty thường có doanh thu hơn 1 tỷ đô và hàng nghìn nhân viên. Không có gì ngạc nhiên khi đây là thị trường được tập trung nhất với nhiều module mạnh mẽ, cộng với khả năng đáp ứng hàng nghìn, hoặc trăm nghìn, người dùng.

Các nhà cung cấp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - ERP

Có khá nhiều nhà cung cấp giải pháp hệ thống ERP, hầu hết cả với tuỳ chọn tại chỗ và đám mây.

Bốn nhà cung cấp hàng đầu thị trường là Microsoft, Oracle, Infor, và SAP dẫn đầu về doanh số bán hàng và có các dòng sản phẩm rộng nhất bao gồm tất cả các module đã được nhắc tới. Họ cũng có cơ sở cài đặt lớn nhất của các hệ thống tại chỗ, mà còn gọi là ERP kế thừa.

Một vài nhà cung cấp nổi tiếng khác cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ là Acumatica, Sage Intacct, và NetSuite. Workday cũng là một nhà cung cấp SaaS ERP đang phát triển nhanh chóng. Ngoài ra, bạn còn có thể tham khảo, Epicor, Plex Systems, Syspro, và Unit4.

Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ của Adpia - Affiliate Marketing về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hy vọng bài viết này bạn sẽ hiểu thêm về ERP là gì và vai trò của ERP trong doanh nghiệp.